Transformando o papel em arquivo digital
Os órgãos públicos são responsáveis por um grande volume de serviços e informações, e com a transformação digital na administração pública, o recurso é um meio para conectar os cidadãos e o governo com mais rapidez e inteligência. Hoje, através de um clique, a relação de comunicação e resposta são mais ágeis, como por exemplo, a implantação da digitalização dos processos no Procon-MS, onde apresentam mais agilidade na formalização de acordo entre consumidor e fornecedor.
Promovendo a mobilidade na consulta de informações, através de software de tramitação de processos eletrônicos, os arquivos geridos já apresentam excelentes resultados no órgão com economia de mais de 85 mil folhas de papéis em 3 meses.
Com mais de 553 mil páginas e 14 mil processos digitalizados de janeiro a novembro de 2022, somam quase 21 mil atendimentos neste ano, e desde a implantação do e-Procon, no dia 1º de julho, foram criados mais de cinco mil processos, com redução no tempo médio de atendimento de 30 para 12 minutos. Já o tempo médio de espera do consumidor pelo atendimento diminuiu de 50 para 22 minutos.
Considerado case de sucesso em Mato Grosso do Sul, o novo sistema foi tema na edição do Conexão GovTec: “Procons e a transformação digital: novo tempo para o consumidor”, evento on-line e gratuito promovido por uma das maiores empresas de tecnologia do Brasil que desenvolve soluções em software em colaboração com servidores e gestores públicos, a Digix.
A especialista em Gestão de Negócios e assessora de negócios da Digix, Gizeuda Marioto, explica o que a digitalização de processos proporciona aos servidores e consumidores com a modernização do ambiente de trabalho. “As pessoas estão mais tecnológicas e acessando as plataformas digitais, o Governo Federal, por exemplo, já tem 84% dos seus serviços disponíveis de forma digital e Mato Grosso do Sul caminha para essa adesão. O e-procon, além de ser um projeto de transformação digital, traz mais produtividade em menos tempo de trabalho, proporciona para o consumidor um atendimento mais rápido e acessível.”
Com dados e visão estratégica, a especialista explica que é possível enumerar os reflexos do e-procon, como a redução de custos com materiais de escritório, cerca de 90% das impressões, e através de software, obter informações em tempo real, o que beneficia fornecedores com acesso aos processos independentemente de sua localização, maior interação com o órgão, dada a centralização da comunicação e tendo mais agilidade nas respostas. Em relação aos consumidores, é possível ter mais eficiência na resolução dos processos, ampliando a comodidade para consultas, além de maior transparência.
A tecnologia facilita o acesso da informação e cada processo integrado ao ambiente digital contribui cada vez mais para a eficiência da máquina pública, e o superintendente do Procon-MS, Rodrigo Vaz, explica como a extração de dados pode beneficiar consumidores e fornecedores.
“Uma das ferramentas que a digitalização nos trouxe é o B.I (Business Intelligence), com a extração de dados em tempo real, nós conseguimos tomar decisões e fazer ações em defesa coletiva ou individual, seja para educar ou prevenir. Além do empoderamento dos consumidores com os processos digitais, o trabalho integrativo trouxe mais comodidade, autonomia, transparência, segurança e velocidade nos resultados.”
O convidado especialista em educação e direito do consumidor, Marcelo Salomão, atuou durante seis anos à frente da superintendência do Procon-MS explicou sobre a transição de um modelo operacional convencional/manual para a automação dos processos do órgão.
“O Procon quando utilizava uma ferramenta mais simples, a busca por um dado demandava tempo para localizar e consultar documentos, muitas vezes trabalhávamos no escuro, porque os relatórios eram básicos, não eram analíticos, e para quem está na gestão é preciso atingir resultados e quando obtém uma ferramenta digital que fornece um relatório completo, é possível prevenir, combater, melhorar e proteger a coletividade.”
A digitalização de processos no serviço público é o meio ideal para promover melhorias constantes nos processos administrativos e os objetivos dessa transformação são para que, no futuro, os serviços públicos estejam cada vez mais centrados no cidadão, de forma integrada, inteligente, confiável, transparente, aberta e eficiente.
Seja por computação em nuvem, comunicação multicanal ou assinaturas digitais, houve uma transformação nos processos internos. Os servidores públicos passaram a ter o seu dia a dia mais eficiente.
Se você se interessa por tecnologia e gosta de estar sempre a par das novidades do mercado tecnológico e da esfera governamental, participe da próxima edição da Conexão GovTec. Mensalmente, experts de localidades diferentes se reúnem para apresentar pontos de vistas sobre tendências para gestão pública de forma gratuita e on-line.
Confira o último evento aqui: https://www.youtube.com/watch?v=ckLqyCsrRj4
